Vorratsdruck: Drucksachen lagern und flexibel auf Abruf versenden

Gedruckte Unterlagen sind im Alltag vieler Unternehmen unverzichtbar: für Schulungen, Mailings, Veranstaltungen oder Willkommens-Prozesse. Und oft lohnt es sich, diese in einer bestimmten Menge vorzuproduzieren.

Doch was tun, wenn der eigene Lagerraum begrenzt oder gar nicht vorhanden ist?
Wie lässt sich vermeiden, dass wichtige Materialien vergriffen sind, wenn es darauf ankommt?

Die Antwort: Vorratsdruck mit Struktur und ohne eigenes Lager.

Warum Vorratsdruck oft unterschätzt wird

Viele Unternehmen verbinden Vorratsproduktion mit Risiken: zu hohe Stückzahlen, unübersichtliche Lagerhaltung oder veraltetes Material. Oft ist das Ergebnis ein Stapel Broschüren im Abstellraum oder im schlimmsten Fall im Altpapier.

Dabei geht es nicht um Masse, sondern um Planbarkeit. Wenn Unterlagen regelmäßig benötigt werden und inhaltlich stabil bleiben, ist Vorratsdruck ein effizientes Mittel.

Print-on-Demand oder Vorratsproduktion? Die Frage ist nicht „entweder oder“

Flexibilität ist heute Standard. Viele Drucksachen werden erst dann produziert, wenn sie konkret gebraucht werden – Stichwort Print-on-Demand. Das ist ideal für wechselnde Inhalte, kurzfristige Aktionen oder individualisierte Produkte.

Aber: Nicht jede Unterlage verändert sich ständig. Es gibt Materialien, die regelmäßig im Einsatz sind, in gleichbleibender Form. Hier wäre es ineffizient, sie jedes Mal neu in Auftrag zu geben.

In solchen Fällen ist es sinnvoll, eine bestimmte Stückzahl vorproduzieren zu lassen und sie bei Bedarf einfach abzurufen, statt sie immer wieder neu drucken zu müssen.

Lagerung und Verwaltung von Drucksachen: So funktioniert’s

Der wichtigste Punkt: Sie müssen nichts einlagern. Das übernehmen wir.

Konkret heißt das:

• Sie definieren, welche Drucksachen sich für eine Bevorratung eignen.
• Wir produzieren die gewünschte Menge und übernehmen die Lagerung.
• Der Versand erfolgt auf Abruf: z. B. für ein Event, eine Schulung oder ein Kundenmailing.

Damit der Bestand nicht überraschend zur Neige geht, nutzen wir ein integriertes Lagersystem. Dieses gibt automatisch Bescheid, wenn ein definierter Mindestbestand erreicht ist und signalisiert, wann nachproduziert werden sollte. Somit behalten Sie den Überblick, ohne selbst nachzählen zu müssen.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Ein Kunde lässt regelmäßig Softcoverbücher zu fachspezifischen Themen drucken. Diese kommen an mehreren Standorten zum Einsatz, z. B. bei Schulungen oder im Vertrieb. Die Bücher werden zentral bei uns gelagert. Bei Bedarf werden sie versendet, gemeinsam mit passenden Materialien wie Blöcken und Stiften. Wenn der Bestand knapp wird, gibt das System automatisch Bescheid. So läuft die Versorgung, ohne dass intern ständig koordiniert werden muss.

Zum Jahresende unterstützen wir denselben Kunden auch bei der Inventur: Wir liefern die Übersicht der eingelagerten Materialien, helfen beim Abgleich der Bestände und machen Vorschläge zur Optimierung der Nachproduktion. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass das neue Jahr gut vorbereitet starten kann.

Welche Drucksachen eignen sich besonders gut?

Nicht jede Unterlage ist für Vorratsdruck geeignet, aber einige sind es definitiv:

• Willkommens-Ordner für neue Mitarbeitende: Wiederkehrend im Einsatz, in gleichbleibender Form.
• Softcoverbücher oder Taschenbücher: z. B. Handbücher, Maschinenbeschreibungen oder themenspezifische Ratgeber, die regelmäßig in gleichbleibender Version benötigt werden.
• Standardisierte Beileger oder Flyer: Für Pakete, Versandaktionen oder interne Kommunikation.
• Imagebroschüren oder Informationsmappen: Die häufig angefragt werden, aber nicht ständig aktualisiert werden müssen.
• Drucksachen für mehrere Standorte: Zentral gedruckt, gezielt ausgeliefert – spart Koordination und Zeit.
• Zubehör wie Stifte, Blöcke oder Notizkarten: Kann gemeinsam mit den Drucksachen eingelagert und im passenden Set versendet werden, inklusive Set-Konfektionierung nach Ihrem Bedarf.

Der Vorteil: Was einmal gut durchdacht ist, kann mehrfach genutzt werden, ohne jedes Mal neu zu starten.

Lagerverwaltung mit System: So behalten Sie den Überblick

Die größte Sorge bei Vorratsdruck ist oft die Lagerlogistik, vor allem, wenn mehrere Standorte, Abteilungen oder Beteiligte ins Spiel kommen. Deshalb setzen wir auf klare Strukturen:

• Jedes Produkt erhält eine eindeutige Kennung.
• Alle Bestände sind digital erfasst und abrufbar.
• Mindestmengen werden automatisiert überwacht.
• Benachrichtigungen erfolgen, bevor Engpässe entstehen.

Zusätzlich können Auswertungen über Verbrauch, Versandziele und Nachfüllzyklen erstellt werden. Das erleichtert die Planung und sorgt dafür, dass keine Überraschungen im Alltag entstehen.

Fazit: Flexibel bleiben, aber mit Plan

Print-on-Demand ist wichtig – keine Frage. Aber nicht alles muss jedes Mal neu produziert werden. Vorratsdruck ist kein Widerspruch zur Flexibilität, sondern ihre sinnvolle Ergänzung: für all die Unterlagen, die regelmäßig gebraucht werden.

Wenn Planung, Lagerung und Versand aus einer Hand kommen, wird Vorratsproduktion zur echten Entlastung.

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