In vielen Unternehmen lässt sich der gleiche Reflex beobachten: Statt Unterlagen extern produzieren zu lassen, wird ein hauseigenes Drucksystem angeschafft. Der Gedanke dahinter wirkt logisch – man will unabhängig sein, schneller reagieren können und am Ende Geld sparen.

Doch die Realität sieht oft anders aus.

Denn was als clevere Lösung beginnt, entpuppt sich im Alltag schnell als unterschätzter Kostenfaktor. Technische Probleme, Personalbindung, Qualitätsdefizite – all das summiert sich. Und plötzlich ist die vermeintlich günstige Entscheidung teurer als gedacht.

Druckkosten und der Wunsch nach Kontrolle

Die Idee, ein internes Drucksystem zu nutzen, kommt häufig aus einem nachvollziehbaren Bedürfnis: Prozesse im Griff behalten. Wer Inhalte drucken kann, wann er will, muss keine Fristen abstimmen, keine Daten versenden, keine Freigaben abwarten. Das klingt nach Freiheit und fühlt sich zunächst auch so an.

Doch diese Unabhängigkeit hat ihren Preis.

Denn ein eigener Druckprozess bedeutet nicht nur Zugriff, sondern auch Verantwortung: für Technik, Wartung, Material, Abläufe und Personal. Aus „wir drucken das selbst“ wird schnell „wer kennt sich eigentlich mit dem Gerät aus?“ – besonders dann, wenn die zuständige Person im Urlaub ist oder der Drucker plötzlich streikt.

Was in der Theorie nach Freiheit klingt, bedeutet in der Praxis oft Abhängigkeit: von der Technik, vom Know-how einzelner Mitarbeitender, vom reibungslosen Zusammenspiel vieler kleiner Faktoren, die außerhalb des eigentlichen Kerngeschäfts liegen.

Große Firma, kleines Büro? Unterschiedliche Voraussetzungen – ähnliche Probleme

Die Voraussetzungen für internen Druck unterscheiden sich stark – je nach Unternehmensgröße:

In kleineren Betrieben wird oft spontan ein Gerät angeschafft – beim Händler oder online. Was schnell verfügbar ist, bringt selten langfristige Stabilität. Tonerkartuschen sind teuer, bei längerer Nichtnutzung trocknet Tinte ein, und mit der Zeit häufen sich Papierstau, Fehlermeldungen und Frust.
Größere Unternehmen setzen auf Leasing oder Finanzierung: professionelle Geräte, regelmäßige Wartung, Einbindung in die IT. Was strukturierter wirkt, ist jedoch nicht immer effizienter – denn Serviceeinsätze, Vertragsbindung oder Systemausfälle können Prozesse ausbremsen.

Trotz der Unterschiede bleibt die Kernfrage gleich: Wer kümmert sich und was kostet das wirklich?

Die unsichtbaren Kosten und warum sie ins Gewicht fallen

Fragt man Unternehmen, was sie ein Ausdruck intern tatsächlich kostet, herrscht oft Ratlosigkeit. Papier und Toner? Klar. Aber was ist mit der Zeit, die Mitarbeitende für Bedienung, Fehlerbehebung und Koordination aufwenden? Was ist mit den Ausfallzeiten, der Lagerhaltung oder der Entsorgung von Fehldrucken?

Die Druckkosten im Unternehmen lassen sich nur dann realistisch bewerten, wenn man sie ganzheitlich betrachtet. Und das bedeutet:

Anschaffungskosten für das Drucksystem
Wartungsverträge und Reparaturen
Verbrauchsmaterialien wie Toner und Papier
Personalaufwand für Druck, Sortierung und ggf. Versand
Lagerfläche für Papier und Versandmaterial
Stromverbrauch und Gerätestandzeiten
Kosten durch Fehldrucke und Ausfälle

Diese Posten tauchen selten in der offiziellen Kalkulation auf. Sie stehen oft im Hintergrund aber sie wirken kontinuierlich. Monat für Monat. Und genau das macht sie so teuer.

Hinzu kommt ein Detail, das viele unterschätzen:

Die Seitenreichweite von Tonerkartuschen wird mit einer Druckabdeckung von nur 5 % berechnet – das entspricht einem kurzen Textblock.
In der Praxis werden aber häufig Grafiken, Logos oder ganze Seitenlayouts gedruckt, was den Verbrauch drastisch erhöht. Die Folge: Tonerwechsel werden häufiger nötig, die Kosten steigen, ohne dass es jemand konkret zuordnet.

Wenn die Qualität nicht mithalten kann

Ein weiteres Argument, das gegen den internen Druck spricht, ist die Qualität oder besser: ihr Fehlen. Denn Office-Drucksysteme sind nicht für alle Printprodukte gebaut. Sie liefern solide Ergebnisse für den Alltag – keine professionellen Unterlagen, mit denen man Kunden, Partner oder Teilnehmende beeindrucken kann.

Das beginnt bei der Farbbrillanz und hört bei der Bindung noch lange nicht auf. Wer versucht, Schulungsmaterialien oder Präsentationsunterlagen selbst zu drucken, weiß: Der Unterschied ist sichtbar. Und spürbar bei den Teilnehmern.

Ein externer Dienstleister hingegen hat Zugriff auf hochwertige Maschinen, vielfältige Papiersorten, professionelle Weiterverarbeitung und vor allem: Erfahrung. Er weiß, wie Inhalte am Ende aussehen müssen um ihr Ziel zu erreichen. Und wie man sie so produziert.

Mehr Aufwand, als man denkt

Drucken ist ein technischer Prozess. Aber rundherum entsteht Organisation. Wer druckt, muss auch prüfen, sortieren, lochen, binden, verpacken, etikettieren, frankieren, versenden. All das passiert nicht automatisch. Es braucht Zeit, Personal, Raum.

Und nicht selten kollidiert diese Realität mit dem eigentlichen Arbeitsalltag. Druckaufträge laufen „nebenbei“, oft unter Zeitdruck, oft in letzter Minute. Fehler passieren. Toner ist leer. Papier fehlt. Die Abläufe geraten ins Stocken und der eigentlich geplante Vorteil wird zum Risiko.

Extern zu drucken bedeutet nicht nur bessere Ergebnisse. Es bedeutet auch, dass sich intern niemand mehr kümmern muss. Keine To-do-Listen, keine Rückfragen, kein Improvisieren. Stattdessen: Struktur, Klarheit, Entlastung.

Das Rechenbeispiel, das den Unterschied macht

Ein Unternehmen druckt regelmäßig Seminarunterlagen selbst: etwa 100 Exemplare pro Monat, je 40 Seiten. Auf den ersten Blick kein Problem – die Druckmaschine schafft das. Doch im Detail:

4.000 Seiten pro Monat = hoher Tonerverbrauch
(insbesondere, da die reale Druckabdeckung in der Praxis oft deutlich über den angenommenen 5 % liegt)
Regelmäßige Störungen, Papierstau, Justagen
Zwei Mitarbeitende für mehrere Stunden gebunden
Kein automatischer Versand – alles händisch verpackt
Schwankende Qualität, je nach Bediener

Die internen Kosten lagen – realistisch berechnet – bei über 600 Euro pro Durchlauf. Hinzu kam die Unzufriedenheit im Team, das sich immer wieder mit technischen Details statt mit seinen eigentlichen Aufgaben beschäftigen musste.

Nach dem Wechsel zu einer externen Lösung – mit einheitlicher Qualität, automatisierter Konfektionierung und termingerechtem Versand – lagen die Kosten bei rund 480 Euro. Und: Kein Stress mehr im Haus.

Wichtig:
Diese Zahlen sind ein Beispiel. In der Realität unterscheiden sich Volumen, Prozesse und Anforderungen. Jede Drucksituation ist anders und genau deshalb lohnt sich der Blick aufs eigene Setup.

Rechnen lohnt sich – aber nicht pauschal

Vielleicht fragen Sie sich: Lohnt sich das für mein Unternehmen?
Die Antwort ist: Das kommt darauf an.

Ein pauschales Rechenbeispiel greift oft zu kurz, weil die Ausgangslagen so verschieden sind. Die Größe des Unternehmens, die Art der Unterlagen, die Druckfrequenz, die Zuständigkeiten im Team – all das spielt eine Rolle.

Gerne biete ich ein kostenfreies Orientierungsgespräch an – telefonisch und unverbindlich. Ziel ist es, die aktuelle Drucksituation gemeinsam zu betrachten, typische Kostentreiber einzuordnen und mögliche Optimierungen zu erkennen, bezogen auf die individuellen Rahmenbedingungen.

Keine fertige Analyse, sondern ein Gespräch zur Klärung: Wo stehen Sie aktuell und wo entstehen Aufwände, die sich vielleicht vermeiden lassen?

Fazit: Wer extern denkt, entlastet intern

Die Entscheidung, Unterlagen selbst zu drucken, wirkt zunächst pragmatisch. Doch ein genauer Blick auf die tatsächlichen Druckkosten im Unternehmen zeigt: Es ist selten die bessere Wahl.

Nicht, weil der Druck intern unmöglich wäre, sondern weil er Energie bindet, die anderswo besser investiert wäre. Gute Inhalte verdienen gute Präsentation. Und gute Abläufe verdienen Klarheit.

Professionelle Druckpartner entlasten nicht nur die Abläufe, sondern auch die Menschen dahinter. Sie liefern Qualität, Struktur und Verlässlichkeit – damit Druck nicht zur Aufgabe wird, sondern zum Ergebnis.